山东大学：全面打破部门管理壁垒 实现耗材采购“零跑腿”

近年来,随着山东大学“双一流”建设不断深化、科研水平不断提升,学校科研经费呈持续增长趋势,其中实验耗材占科研经费比例越来越高,据学校资产部统计,实验耗材采购订单数2019年比2018年同比增长84.40%,2020年比2019年同比增长7.00%,2021年上半年订单数进一步增长。相对于高校设备资产的采购与管理,耗材性资产具有品种多、临时性强、采购频繁、个体差异大、来源渠道广的特点,而科研人员要走自己申请、自己收寄合同、找负责人签字、到财务报销等流程,不仅时间长、而且往返跑腿,因此,高校耗材类资产申报繁琐、报账难的问题也成了科研教学人员长期面临的烦恼。如何利用信息化的技术手段,破解学校实验耗材管理难题,也成了学校近年来尤其是疫情防控期间实现“零见面办公”、校务管理“一次办好”的迫切需求。

基于学校加快“双一流”建设的发展步伐,山东大学加强了对信息化建设的统一规划,信息化公共支撑能力得到大幅提升,各职能部处对信息化建设更加注重,而且以学校网上服务大厅为核心,开展了跨部门、跨系统的协同应用尝试。2020年3月份开学以来,通过和兄弟院校交流经验、内部研讨、院系调研,在校领导的支持调度下,学校资产部和学校财务部、信息办数次反复沟通协商论证,决定要三个部门联动,创新性地首次在学校实现办公耗材采购、审批、盖章、报销“一站式服务”。核心是打破管理壁垒,推动实现了原办公耗材四个管理运营单位纳入全流程信息管理系统:一是该耗材管理系统和京东商城对接获取产品数据;二是和学校信息服务平台对接实现统一身份认证登录、待办审核及企业微信端审核;三是和学校财务系统对接实现统一结算;四是学校信息服务平台要和财务系统对接获取电子公章。系统自上线以来,科研教学人员一键申请、一键报销,无需财务预约和合同投递就可完成耗材采购报销手续,不再为繁琐的流程发愁,采购、审核及报销“零接触”“零跑腿”,也成为了疫情防控期间学校管理服务的有力帮手。目前已完成近1000笔采购及验收,财务部成功完成50项统一结算,报销效率相对传统模式大约提高了21倍。在实现了办公耗材“一站式”系统无障碍运行后,面对实验耗材日益增长的订单量,学校资产部继续协同多部门将实验耗材纳入“一站式”管理服务进行探索,实验耗材较之办公耗材管理单位更加多元,全生命周期管理更加复杂,为实现这一目标,在办公耗材管理系统基础上,要在组织上,积极构建“学校—学院—实验室”三级管理体系;制度上,深入制定科学合理的“实验耗材管理办法”,明确院系实验室的管理职责;技术上,以学校信息化服务平台打破资产部与财务、科研、行政管理部门之间的信息及管理壁垒,快速实现实验耗材从采购、审批、验收、使用、处置及报销的全生命周期管理。该系统运行后,将大大减轻学校科研人员的负担,有助于科研人员潜心科研,激发创新。

耗材“一站式”管理报销系统是以信息化建设推进高校采购管理改革的一大重要举措,它打破了物资与财务、行政之间的管理壁垒,实现了互联互通的信息化管理模式,实现了各项工作从分散式服务到集中式服务,从线下服务到线上线下一体服务,从单一的校内服务到“学校+社会”的综合服务,实现了耗材管理平台全流程的“零跑腿”,未来会逐步推进将该管理模式应用在更多平台,以期提高学校的信息化、智能化管理服务水平,减轻教学科研人员的负担,以更加优异的成绩迎接山大百廿校庆的到来。