摘要：在医疗卫生体制改革持续深化、公立医院高质量发展全面推进的背景下，人事档案作为记录医院全体职工职业履历、专业资质、奖惩考核、教育培训的核心原始资料，是医院人才引进、岗位调配、职称评定、薪酬核定、人才培养的重要依据，更是医院人力资源精细化管理、医疗团队建设、合规运营的基础性支撑，医院需要持续提升人事档案管理水平。为了提升医院人事档案管理效果，本文主要对医院人事档案管理工作优化措施进行研究，文中分析了医院人事档案管理工作的重要性，并提出有效措施，希望可以为医院人事档案管理工作优化提供参考。

医疗卫生体制改革持续深化，公立医院迈入精细化、智慧化高质量发展新阶段。人才是医院核心竞争力，人事档案完整记录医务人员信息，是人才选拔、职称评定、薪酬管理的关键依据。相较于普通企事业单位，医院人事档案具有专业性强、内容动态性高、合规性要求严、数据利用价值大的行业特点。近年来，智慧医院建设、数字化办公、人力资源精细化管理全面落地，传统纸质人工管理模式存在较多问题，已经无法适应发展要求，为提升人事档案管理水平，需要优化档案管理机制、加快数字化建设、挖掘档案数据价值，促进医院可持续发展。

1、医院人事档案管理工作的重要性

1．1支撑人才规范化管理

人事档案是医务人员个人职业信息的权威载体，涵盖入职资料、学历学位、执业资质、职称晋升、年度考核、科研成果、继续教育、奖惩记录等全方位信息。医院开展人才招聘、岗位竞聘、干部选拔、职称评审、薪酬调整、评优评先等工作，均需以人事档案原始资料为依据，能够有效杜绝人为操作漏洞，保障人事管理工作的公平、公正、公开，实现人才管理的标准化、规范化［1］。

1．2助力医疗人才队伍建设

现代化医院的核心竞争力在于人才梯队建设，完整、详实、动态更新的人事档案，能够清晰反映每位职工的专业特长、能力短板、发展潜力与职业轨迹。医院可依托档案数据梳理全院人才结构，精准识别骨干人才、青年储备人才与紧缺专业人才，针对性制定继续教育、专项培训、进修深造计划，搭建分层分类的人才培养体系。同时借助档案记录跟踪职工成长成效，动态调整培养方案，优化医护、行政、后勤人才配比，及时补齐科室人才缺口，打造结构合理、专业过硬、梯队完善、可持续成长的医疗人才队伍［2］。

1．3保障医院合规运营发展

医疗卫生行业具有极强的专业性和规范性，卫健部门、医保部门、纪检监察部门开展常态化督查、资质核验、专项合规检查时，均需调取、查阅医院人事档案资料作为核查依据。规范的人事档案管理，能够完整留存医务人员执业证书、职称材料、在岗考核等原始凭证，确保医务人员执业资质合法合规、从业经历真实可溯、考核记录完整有效，从源头规避无证执业、资质不符、岗位任职不匹配、人事劳动纠纷等各类合规风险。同时，档案系统留存的科研成果、教学经历、日常执业表现、继续教育记录等完整资料，也是医院等级评审、重点专科申报、教学基地验收、各级科研项目立项申报不可或缺的支撑材料，能够为医院各类评审验收工作提供真实、完整、权威的数据佐证，夯实医院规范化运营根基。

1．4赋能医院数字化转型建设

在智慧医院建设全面推进的背景下，人事档案数字化是医院数字化体系的重要组成部分，也是人力资源数字化落地的基础环节。标准化的电子人事档案能够打通人力资源管理、绩效考核、薪酬管理、科研管理等系统数据壁垒，实现人才数据互联互通、智能分析、高效调用，省去人工重复录入、线下翻查档案的繁琐流程［3］。依托统一档案数据，医院可精准开展人才画像分析，为人力资源战略规划、人才激励机制优化、科室资源调配提供依据，推动医院人事管理从传统经验化管理变为数据化、精细化、智能化管理，助力全院一体化数字运营体系成型。

2、医院人事档案管理工作优化策略

2．1健全管理制度体系，规范全流程管理

制度规范化是实现人事档案管理提质增效的前提，医院需结合医疗卫生行业特性和自身运营实际，构建健全的档案管理制度体系。完善核心管理制度，依据相关法律法规，修订完善《医院人事档案管理办法》、《档案借阅管理制度》、《档案数字化管理细则》、《档案安全保密制度》、《档案销毁管理制度》等专项制度，明确档案各环节的工作标准、操作流程和责任分工；细化差异化管理标准，针对医护人员、行政人员、后勤人员、合同制人员、规培人员等不同岗位、不同用工类型职工的档案特点，制定分类归档标准，明确各类档案必备资料、归档时限、整理规范，提升管理精细化水平；强化制度落地执行，建立档案管理责任追究机制，明确人事科、档案室及工作人员的岗位职责，定期开展制度执行专项督查，对档案归档不及时、整理不规范、借阅不登记、保管不到位等问题严肃追责，确保各项制度落地见效，实现档案管理全流程标准化、规范化、制度化。

2．2推进数字化转型，构建智慧档案管理体系

医院应顺应智慧医院建设趋势，全面推进人事档案数字化、智能化建设，打破传统纸质档案管理瓶颈。医院需全面完成存量档案数字化转化，组建专项工作小组，对历年积压的纸质人事档案进行全面梳理、分类筛选、规范整理、高清扫描、图像处理、质检纠错，确保电子档案图像清晰、信息完整、与原件一致，同步完成档案信息结构化录入、分类编码、统一标注，建立标准化电子档案数据库；构建一体化智慧档案管理平台，升级完善人事档案管理系统，优化智能检索、动态更新、分类统计、权限管控、自动备份等功能，打通与医院内部其他系统的数据接口，实现职工执业信息、考核数据、科研成果、培训记录等数据自动同步、互联互通，杜绝重复录入，提升数据时效性和准确性；筑牢电子档案安全防线，建立多层级数据安全防护体系，设置分级操作权限，明确档案录入、查阅、修改、导出、审批权限，落实专人专岗管理。采用云端备份、本地双备份模式，定期开展数据安全检测，做好防火墙防护、数据加密处理，严防档案数据丢失、篡改、泄露，保障电子档案的真实性、完整性、安全性、可用性［4］。

2．3加强专业队伍建设，提升档案管理专业素养

打造一支专业化、复合型、高素质的档案管理队伍，是提升人事档案管理质量的核心保障。医院需优化人员配置，摒弃兼职管理模式，依据医院职工规模配备专职档案管理人员，明确岗位职责，稳定工作队伍，保障档案管理工作专人专岗、专人专责；建立常态化培训机制，定期组织档案管理人员开展法律法规、行业标准、档案整理规范、数字化系统操作、数据安全管理、保密纪律等专项培训，邀请档案管理领域专家、资深从业人员开展专题授课，重点提升工作人员数字化操作、精细化管理、数据挖掘、风险防控的专业能力［5］。同时，鼓励管理人员主动学习前沿档案管理理念和技术方法，积极参与行业交流、技能竞赛，持续更新知识体系，提升综合素养；完善考核激励机制，将档案管理工作质量、制度执行情况、数字化建设成效、档案安全情况纳入工作人员绩效考核，设立专项奖励，充分调动工作人员的工作积极性、主动性和创新性，杜绝敷衍履职、消极履职问题。

2．4创新利用模式，深度挖掘档案核心价值

医院应摒弃“重保管、轻利用”的传统理念，聚焦人才发展和运营管理需求，创新档案利用模式，最大化释放人事档案的战略价值。医院需优化档案服务流程，简化内部档案查阅、借用、复印审批流程，依托智慧档案平台开通线上申请、线上审批、在线查阅功能，在严格遵守保密制度的前提下，提升档案利用便捷性，满足职称评审、岗位调配、资质核验等日常工作需求；深化档案数据开发利用，依托结构化电子档案数据库，开展大数据统计分析，定期梳理全院职工核心数据，形成人才分析报告。为医院人才引进规划、人才梯队建设、科室人员调配、专项人才培养、重点专科建设提供依据，助力医院精准识人、科学用人、系统育人。同时，充分挖掘优秀医护人员的职业履历、先进事迹、科研成果档案资料，为医院文化建设、典型宣传、评优树先提供素材，确保档案资源得到多元化、深层次利用［6］。

2．5构建动态更新机制，保障档案信息真实完整

医院需构建常态化、动态化、常态化的档案更新机制，彻底解决档案信息滞后、残缺、失真问题。建立常态化资料收集机制，明确档案资料归档时限，针对职工学历提升、职称晋升、执业变更、继续教育、科研获奖、年度考核、岗位调动等动态信息，督促职工及时提交相关证明材料，档案管理人员每个月定期梳理，及时归档更新，确保新增资料当日审核、当月入库；建立定期核查校准机制，每半年对全院人事档案进行全面核查，逐一核对纸质档案与电子档案信息，排查信息残缺、更新滞后、内容不符等问题，及时补充完善、纠错更新，确保档案信息真实、准确、完整；建立信息联动报备机制，打通人事、医务、科教、考核等科室信息通道，各科室定期推送职工考核、培训、执业、科研动态信息，实现多维度信息同步更新，构建全方位、动态化的人事档案信息管理体系，让人事档案精准匹配职工最新职业状态，充分发挥档案的参考价值。

2．6强化安全保密管理，筑牢档案安全防线

人事档案包含职工个人隐私、人事机密、科研信息等敏感内容，安全保密是档案管理的底线要求。医院需全强化档案安全保密管理，构建全维度安全防护体系。在纸质档案管理方面，规范档案室建设，配备防潮、防火、防盗、防虫、防高温、防尘等基础设施，实行封闭式、专人值守管理，严格落实档案出入库登记制度，定期开展库房安全巡查，做好纸质档案防潮防霉、破损修复工作，杜绝纸质档案损毁、丢失、泄密。在电子档案管理方面，严格落实分级保密制度，细化系统操作权限，全程记录档案查阅、修改、导出、传输日志，实现操作全程可追溯；定期开展网络安全、数据安全排查，及时修复系统漏洞，防范网络攻击、数据泄露风险。同时，常态化开展保密警示教育，强化档案管理人员的保密意识和责任意识，杜绝人为泄密、违规操作等问题，全方位保障人事档案安全。

结语：

综上所述，人事档案管理是医院人力资源管理的重要组成部分，直接关系到医疗人才队伍建设质量和医院长远发展。在医疗卫生体制改革持续深化、智慧医院快速建设的背景下，传统粗放的档案管理模式已无法适配医院高质量发展需求。医院应结合实际，从不同方面着手，采取合理措施，对人事档案管理工作进行优化，持续提升人事档案管理科学化、现代化水平。充分发挥人事档案在人才选拔、培养、任用、管理中的作用，助力医院优化人才结构、夯实人才根基、提升核心竞争力，促进医院持续高质量发展。

参考文献：

［1］张倍．医院人事档案管理工作现状及对策 ［J］．疾病防治与康复， 2026， 27 （3） 238－240．

［2］雷明明，罗庆．数字化时代背景下医院干部人事档案数字化管理策略 ［J］．经济师， 2026， （2） 272－274．

［3］陈亭君．精细化管理理念下医院人事档案管理工作研究 ［J］．黑龙江档案， 2025， （1） 180－182．

［4］刘帆．医院人事档案管理数字信息化的研究 ［J］．通讯世界， 2025， 32 （1） 196－198．

［5］王楠．医院人事档案管理工作的优化策略分析 ［J］．办公室业务， 2024， （18） 129－131．

［6］谢毅．人力资源管理视域下医院人事档案管理工作优化分析 ［J］．人才资源开发， 2023， （22） 15－17．

（刘兰芬，桃源县杨溪桥镇卫生院）